准备国宴是一件非常复杂繁琐的工程，大约要花费10天的时间。（网页截图）
从晚宴前一天早上8时开始，侍从便开始布置餐桌：先将折叠好的餐巾摆好，再为每位宾客放好6件镀银刀具和黄油刀。随后再在餐桌上摆放12个冰桶、118 个盐罐、140个餐盘、288个主餐盘和1104个玻璃杯。女王、爱丁堡公爵和坐在桌子两侧的宾客还有自己的盐罐和芥末罐；其他宾客每四位共用一套。每个席位布置的餐具都需经过严格测量。晚宴正式开始前，女王会来宴会厅视察。
而早在国事访问6个月之前，英国外交部和来访国外交部官员就已经开始频繁地接触和联络。来访国家元首个人的饮食喜好，随行人员中是否有素食者、糖尿病患者，或是对某些食物有过敏反应者，这些信息均已被仔细研究。经过多次会议讨论，国宴的具体安排最终落实为文字并提交女王批准，其中包括可供女王选择的几套菜单、宴会邀请客人名单及餐桌座位安排等。
